Poslovanje turističko ugostiteljskih poslovnih subjekata


Paket aplikacija za poslovanje turističko-ugositeljskih sastoji se iz nekoliko dijelova za koje vam navodimo osnovne karakteristike:

  • Recepcijsko poslovanje
  • Normativi u ugostiteljstvu - skladišno poslovanje
  • PC blagajna
  • Salda-konti kupaca i dobavljača
  • Financijsko knjigovodstvo - glavna knjiga
  • Mijenjačko i blagajničko poslovanje
  • Obračun plaća s evidencijom kadrova i ugovorima o djelu
  • Osnovna sredstva
  • Virmani
  • Putni nalozi

Recepcijsko poslovanje

Aplikacija prati rezerviranost i trenutnu zauzetost pojedinačnih smještajnih kapaciteta grupama gostiju ili pojedinačnim gostima. Razvijeno je mnogo opcija za razne načine fakturiranja, obračuna cijena hotelskih usluga, smještajne specifičnosti i razne dodatne zahtjeve gostiju. Dodatne ili specifične hotelske događaje korisnik može sam definirati. Omogućeno je i praćenje rada više smještajnih objekata unutar jedne aplikacije.

Aplikacija sadrži do kraja razrađen podsjetnik (rokovnik) za osoblje na recepciji (koristi se za obavijesti, prenošenje poruka ili informacija između smjena, definiranja periodičnih događaja, itd.). Sva programska rješenja krasi velika brzina rada i jednostavnost uporabe, te mnoštvo izvješća za recepciju, kuhinju i održavanje hotela. Aplikacija podržava prijavu boravka stranih gostiju putem modema za MUP, a sadrži i grafički prikaz raspoloživosti i zauzetosti smještajnih kapaciteta.

Razvijen je jedinstveni identifikacijski sustav za praćenje troškova gostiju na drugim lokacijama unutar hotela, koji se može prilagoditi postojećem hotelskom sustavu bez dodatnih troškova (magnetske kartice, magnetski privjesci, itd.). U aplikaciji je omogućeno praćenje troškova gostiju nastalih na drugim lokacijama unutar hotela ukoliko je integrirana sa POS-sustavom. Isto tako, omogućeno je i praćenje troškova nastalih u mini-baru, te praćenje telefonskih troškova (uz prilagodbu na postojeću telefonsku centralu hotela). Unutar aplikacije je također i integrirana blagajna (opcionalno), za naplatu hotelskih usluga i ostalih troškova nastalih unutar hotela. Moramo istaknuti da aplikaciju krasi izuzetna stabilnost, pouzdanost, brzina i jednostavnost.

U nastavku dajemo prikaz nekih karakterističnih funkcionalnosti aplikaciji, uz njihov opis.

Slika 1: Nakon prijave u sustav pojavljuje se glavni prozor aplikacije. (Autori se zahvaljuju hotelu Arcus Residence u Medulinu na ustupljenim podacima). S ovog mjesta moguć je pristup svim opcijama i funkcionalnostima programa, po želji može se dodati bilo koja slika hotela. češće korištene opcije nalaze se na grafičkim tipkama. Naravno, ovisno o dopuštenjima vezanim za pojedinog korisnika, izbornici mogu izgledati drugačije. Na slici su prikazani izbornici za korisnika koji ima najveći stupanj ovlasti. Korisnici se svrstavaju u neku od sljedećih grupa: minimum – pregled izvješća (nije dozvoljeno ažuriranje podataka, korisno za druge odjele unutar hotela), standard – osnovne operacije, prilagođeno klasičnom djelatniku na recepciji; full – većina operacija, prilagođenu šefu recepcije, te admin – za administratora sustava.

Slika 2: Grafički prikaz zauzetosti svih soba i prostora po danima u mjesecu. Najčešće korištena opcija programa, intuitivna i grafički prilagođena korisniku. Omogućuje kretanje po mjesecima (sljedeći mjesec / prethodni mjesec), i kretanje gore / dolje ako postoji više soba. U doljnjem lijevom kutu je dinamički, postotni prikaz zauzetosti hotela, posebno rezervacije, posebno smještaja i ostalih događaja. Na ovom mjestu bitno je napomenuti da događaje u hotelu, kao i njihove cijene (polupansion, noćenja, alotmani, pojedinačne rezervacije) korisnik može definirati sam. Dvostrukim klikom miša, odmah se otvara odabrani događaj sa svim podacima, spremnim za ažuriranje (slika 3.)

Slika 3: Pojedinačni događaj u hotelu, osnovni prozor. Mjesto gdje se nalazi većina podataka o gostu ili gostima u hotelu. Naime, unutar jednog događaja može se zauzeti jedna ili više soba s jednim ili više gostiju u svakoj sobi. Mogu se odabrati samo sobe koje su slobodne u određenom terminu, tako da ne može doći do greške višestrukog izdavanja sobe. Dozvoljene su sve opcije seljenja gostiju iz sobe u sobu, kao i promjena usluge u nekom periodu, sve kroz nekoliko osnovnih poteza. (Npr.: sedmodnevni odmor obitelj želi provesti tako da koristi uslugu punog pansiona, osim treći dan kada idu na izlet, te hotel im taj dan omogućava naplatu samo noćenja s doručkom). U svakom trenutku je račun gosta s uslugama moguće rekalkulirati, tako da se sve promjene evidentiraju na računu. Za svakog gosta moguće je otvoriti dodatni račun ili seliti usluge za gosta na drugi račun.

Slika 4: Prozor za unos pojedinačnog gosta hotela, njegovi osnovni podaci, podaci odakle dolazi, te detalji za određivanje statusa gosta u hotelu (boravišna pristojba, dodatni popusti, registracije, prijava, itd). Ovdje je bitno napomenuti da se svakom gostu može dodijeliti “ključ”. Ključ je identifikacijski predmet gosta u hotelu. U hotelu Arcus Residence Medulin to je beskontaktni privjesak koji se veže uz klasičan ključ, a omogućava da se nakon dodjele, tj. “spajanja” privjeska i gosta, gostu omogućuje plaćanje svih usluga u hotelu.

Primjer: gost dolazi u hotel, na recepciji mu dodjeljuju privjesak s ključem, te gost može istog trenutka konzumirati piće u aperitiv baru, te da se ono automatski evidentira na njegov račun. Sustav naravno brine o naplati i ažuriranju stanja računa gosta.

Slika 5: Check out gosta ili grupe gostiju, detalj prikaza raznih troškova gosta po odjelima u hotelu. Vidljivo je da se prati datum, vrijeme i mjesto nastanka troška, te je isto tako bitno da je uvid u troškove trenutan, nema potrebe za dodatnim obradama.

Slika 6: Aplikacija, pored grafičkog prikaza zauzetosti smještajnih kapaciteta, raspolaže i prikazom u obliku stabla i tabličnim prikazom. Otvaranjem grana stabla dolazi se do pojedinačnog gosta ili sobe, te dvostrukim klikom mogu se ažurirati osnovni podaci. Ova je opcija naročito pogodna za veće grupe gostiju, koje zauzimaju više soba, u različitim terminima (npr. vezane uz agencijske goste, ekskurzije, i slično).

Slika 7: Prikaz dokumenata nastalih na recepciji. Četiri su osnovna tipa računa: pojedinačni (opcija: R1), fakture za domaće ili strane agencije, te predračuni. Za svaki račun može se izdati specifikacija gostiju evidentiranih na dokumentu, uplate u blagajni po određenom dokumentu. Posebna opcija dozvoljava izdvajanje jednog ili više gostiju s određenog računa. Direktno pozivanje prozora za uplate na blagajnu po određenom dokumentu, kao i ažuriranje stavki dokumenata. Za strane agencije, izrada računa u valuti (inicijalno u €, uz dozvoljeno prebacivanje u drugu valutu, uz automatsko ažuriranje tečaja).

Slika 8: Razduživanje dodijeljenih ključeva na recepciji. Razduženje jednog ili više ključeva. Ključ gosta, ovisno o situaciji u hotelu, može biti i magnetska kartica, magnetski privjesak, ili bilo koje drugo rješenje koje već postoji u hotelu. Funkcija 13 će u dogovoru s korisnikom prilagoditi sustav već postojećem rješenju u hotelu (ako ga ima) uz minimalna ulaganja u opremu.

Slika 9: Pretraživanje gostiju u hotelu. Brzo pronalaženje gosta, bilo po imenu, prezimenu, broju sobe ili državi, ili kombinaciji navedenih kriterija. Po unosu određenog kriterija, dvostrukim klikom otvara se prozor s svim podacima vezanim uz odabrani događaj.

Slika 10: Izbornik s izvješćima u aplikaciji. Svako izvješće vezano je za razdoblje ili za dan, ovisno o tipu. Na ovom mjestu nalazi se izdvojena većina izvješća, dok se na prozorima nalaze specifična izvješća koja se ovisno o situaciji mogu aktivirati.

Slika 11: Prikaz prozora s transakcijama blagajne. U aplikaciji recepcijsko poslovanje integrirana je blagajna za naplatu dokumenata koji na njoj nastaju, te za naplatu ostalih troškova nastalih u hotelu.

Slika 12: Unos jedne transakcije na blagajni. Vidljivo je da se određen iznos u kunama, može naplatiti u drugoj valuti, ako su hotelu zakonski omogućeni poslovi vođenja mjenjačnice.

Slika 13: Vođenje mini–bara po sobama u hotelu. Omogućuje inventuru, po pojedinačnom mini–baru, te prebacivanje troška gosta na njegov račun.

Prethodni opisi prozora iz aplikacije recepcijsko poslovanje odnose se na karakteristične i središnje procedure vezane uz rad. Uz njih, postoji još stotinjak prozora i maski, koji su vezani uz definiciju i inicijalizaciju hotela, definiciju cijena, obračuna, šifarnika, pravila poslovanja i ostalih procedura, neophodnih za rad, ali manje bitnih za standardnog korisnika. Opisane procedure čine srž aplikacije, te najveća pažnja autora i korisnika je posvećena upravo njima.